Boekhoudplicht bestuurders en aansprakelijkheid voor tekortkomingen in de administratie

Voor iedereen die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent, geldt een boekhoudplicht, dat is verankerd in artikel 10 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Het bestuur,  zowel  formele bestuurders (die zijn ingeschreven in het handelsregister) als feitelijke bestuurders, is verplicht 'van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend'.

Het niet voldoen aan de boekhoudplicht levert een onbehoorlijke taakvervulling van het bestuur op. Niet naleving van de boekhoudplicht wordt verder met straf bedreigd in artikel 342 (bij faillissement) en in artikel 343 (bedrieglijke bankbreuk) van het Wetboek van Strafrecht.

Daarbij dienen ook commissarissen binnen de onderneming erop bedacht te zijn dat ook zij tekort kunnen schieten in hun plicht, indien zij de taak om toezicht te houden op de boekhoudplicht van het bestuur veronachtzamen.

In het geval van een faillissementssituatie leidt het tekortschieten in de boekhoudplicht ook tot bestuurdersaansprakelijkheid. De onbehoorlijke taakuitoefening wordt dan beschouwd als  een belangrijke oorzaak van het faillissement. Het is dan aan de bestuurder om te trachten dat te weerleggen. En dit is nu eenmaal niet eenvoudig als de boekhouding niet op orde is.

De bestuurder draagt de verantwoordelijkheid voor de algemene gang van zaken binnen de onderneming en is persoonlijk aansprakelijk in geval  van onbehoorlijk bestuur, tenzij hem, mede gelet op aan anderen toebedeelde taken geen ernstig verwijt kan worden gemaakt en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen van onbehoorlijk bestuur af te wenden. Van de bestuurder mag worden verwacht dat hij op zijn taak berekend is en deze nauwgezet vervult.

In beginsel zijn álle bestuurders jegens de rechtspersoon voor de gehele schade aansprakelijk. Het betreft hier een hoofdelijke aansprakelijkheid van de bestuurders. Wanneer een bestuurder waarneemt dat een medebestuurder zijn taken niet goed vervult en daardoor onbehoorlijk bestuur dreigt, zal die bestuurder moeten ingrijpen om beroep te kunnen doen op de zogenaamde disculpatie. Dat impliceert actief handelen, dus dient de bestuurder zich zo veel mogelijk gedocumenteerd te distantiëren van het beleid en waar mogelijk schadeveroorzakend beleid tegengaan. Dit kan zelfs betekenen dat de bestuurder zijn taken moet neerleggen.  Een geslaagde disculpatie zal de bestuurder in staat stellen luid en duidelijk te verklaren dat hem geen blaam treft. 

De omstandigheid dat de bestuursleden binnen het bestuur een onderlinge taakverdeling hanteren, doet niet af aan het uitgangspunt van collegiaal bestuur, te weten dat het bestuur als geheel gehouden is tot een behoorlijke vervulling van de aan dat bestuur opgedragen taak. Wel kan een duidelijke taakverdeling, dat ook als zodanig wordt uitgevoerd een omstandigheid zijn dat bij de disculpatie meeweegt.

Maatstaf voor de boekhoudplicht is dat de administratie van de vennootschap zodanig inzichtelijk en geordend moet zijn dat iemand snel inzicht kan krijgen in de debiteuren- en crediteurenpositie op enig moment en dat deze posities en de stand van liquiditeiten redelijk inzicht geven in de vermogenspositie van de onderneming.

Daarbij is tevens van belang te weten dat de gegevens zeven jaar moeten worden bewaard. De op papier gestelde balans en staat van baten en lasten moeten op papier bewaard blijven. De overige gegevens kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard blijven indien de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens en deze gegevens gedurende de bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd beschikbaar kunnen worden gemaakt.

De boekhoudplicht gaat ver. Zo is niet aan de boekhoudplicht voldaan, indien de administratie bestaat uit een cd-rom met lastig toegankelijke gegevens. Als bestuurder dient u er dan ook voor te zorgen dat u binnen afzienbare tijd inzicht kunnen geven in de rechten en verplichtingen van uw vennootschap. Onderschat het belang daarvan niet!

Hoe kan Veldhuijzen & Nuiten u helpen?

Veldhuijzen & Nuiten heeft veel ervaring met bestuurdersaansprakelijkheid en faillissementsrecht. Zowel vanuit de positie van curator als het optreden voor aangesproken bestuurders. Twijfelt u aan de boekhouding zoals gevoerd door uw medebestuurders of wordt u aangesproken wegens een vermeende schending van de boekhoudplicht, dan kunt u het beste meteen contact opnemen met onze specialisten.

Voor meer informatie of vragen, neem contact op met Pim Nuiten.

Neem contact op